Dịch vụ hải quan

Dịch vụ hải quan - Lựa chọn, phối hợp thế nào?

Bạn muốn tìm đơn vị làm dịch vụ hải quan để thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình?

Dịch vụ hải quan là làm gì?

Đó là các công việc mà công ty dịch vụ thực hiện để thông quan hàng hóa cho lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng. Để đổi lại, bên cung cấp sẽ được hưởng phí dịch vụ theo như thỏa thuận.

Dịch vụ hải quan có 2 hình thức:

  • Khai thuê hải quan: đơn vị hoặc cá nhân làm dịch vụ dùng giấy giới thiệu thay mặt chủ hàng để làm thủ tục thông quan. Người làm dịch vụ không xuất hiện tên pháp nhân (hay cá nhân) trên chứng từ hải quan. 
  • Đại lý hải quan: công ty dịch vụ (cá nhân không được làm) đứng tên mình và dùng chữ ký số của mình để khai tờ khai, sao y chứng từ để nộp hồ sơ hải quan. Công ty dịch vụ cũng đứng tên mình để làm dịch vụ. 

Mỗi hình thức nêu trên đều có ưu nhược điểm cho chủ hàng. Thực tế thì hiện nay đa số vẫn đang chọn hình thức khai thuê. Đó là vì mảng đại lý hải quan chưa được quan tâm hỗ trợ đúng mức, và cũng chưa phát huy được tính ưu việt thực sự của nó (như kỳ vọng).

Tìm & chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan thế nào?

Một khi đã biết được hình thức dịch vụ khai thuê hay đại lý, bạn cần làm là lựa chọn công ty làm dịch vụ cho phù hợp.

Chẳng hạn, nếu lần đầu tiên làm thủ tục xuất nhập khẩu, có thể bạn cần tìm công ty có thế mạnh về khả năng tư vấn cho khách hàng mới. Vì ngoài kinh nghiệm của mình, họ cần biết cách giúp bạn hiểu thêm nghiệp vụ để phối hợp cho hiệu quả.

Bạn cũng có thể tìm qua các kênh như nhờ người quen giới thiệu, tra cứu danh bạ, hoặc nhanh hơn cả là tìm trên internet.

Với các cách như vậy bạn có thể xác định được một số đối tác tiềm năng. Hãy liên hệ với họ để hỏi thêm thông tin, và cho họ biết bạn muốn xuất nhập loại hàng gì, lượng hàng bao nhiêu, hàng qua cửa khẩu của tỉnh thành nào, chẳng hạn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, hay Tp,Hồ Chí Minh.

Làm dịch vụ hải quan

Trong quá trình trao đổi thông tin, chắc hẳn bạn sẽ tìm cách so sánh, đánh giá để chọn nhà cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho mình. Một số tiêu chí quan trọng cần được lưu ý, như:

  • Kinh nghiệm của công ty dịch vụ;
  • Loại hình tờ khai mà bạn cần và thế mạnh của công ty dịch vụ;
  • Công ty có được công nhận là đại lý hải quan không;
  • Có dịch vụ giao nhận hải quan trọn gói, gồm cả vận tải (đường biển và bộ) không…

Nếu chưa quen với lĩnh vực này, rất có thể bạn cần 1 bên dịch vụ làm tất cả mọi công việc để thông quan lô hàng, thay vì phải dùng 1 đối tác cho mỗi công đoạn: xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, thông quan... Hãy cho họ biết nhu cầu của bạn về Dịch vụ hải quan trọn gói với tất cả các công đoạn, để họ chủ động tư vấn và báo giá.

Khi nhận báo giá, chắc chắn bạn sẽ xem xét, so sánh giá cả của từng bên. Biết đâu bạn lại cần tìm một đơn vị cung cấp...

Dịch vụ hải quan giá rẻ

Nghe tiêu đề đó có vẻ hơi khuôn sáo. Thường khi nghe nói giá rẻ, nhiều người hay liên tưởng tới chất lượng dễ có vấn đề. Tôi cũng cho là như vậy, người xưa đã chẳng có câu “của rẻ là của ôi” là gì! 

Vẫn biết như vậy, nhưng khi thử nghiên cứu từ khóa trên internet, tôi phát hiện thấy nhiều người vẫn tìm kiếm cụm từ này. Thế nên tôi có viết bài Dịch vụ hải quan giá rẻ - Có hay không? để thảo luận thêm về chủ đề đó. Theo tôi nghĩ, nên tìm dịch vụ giá cạnh tranh với chất lượng tốt thì sẽ có lợi hơn cho cả 2 bên: thuê và sử dụng dịch vụ.

Cho dù thế nào, một khi bạn đã có nhu cầu thực sự, và bỏ thời gian tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn, tôi tin rằng bạn sẽ chọn được đối tác phù hợp.

Sau khi bạn đã tìm được nhà cung cấp, giờ là lúc cần biết cách phối hợp với họ sao cho hiệu quả.

Phối hợp với công ty dịch vụ hải quan thế nào cho hiệu quả?

Nếu những bước trên đây là đứng theo góc nhìn của chủ hàng (bạn), thì phần này có phần chủ quan thiên về phía nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hải quan (như tôi).

Nhiều năm phục vụ các chủ hàng xuất nhập khẩu, tôi cũng đúc rút được những điều mong mỏi dành cho các “thượng đế” của mình. Mong họ hiểu và thực hiện, để mình có thể phục vụ được tốt hơn.

Một khi đã đồng ý hợp tác, cho dù có hợp đồng chính thức hay chỉ qua email, điện thoại, hai bên đã thể hiện sự nhất trí, và do đó rất cần có sự cam kết và nỗ lực của 2 phía để có thể triển khai được dịch vụ tốt nhất.

Để được như vậy, bên làm dịch vụ khai báo hải quan rất cần chủ hàng phối hợp trong các bước công việc, cụ thể là:

  • Cung cấp thông tin về hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác. Điều này giúp cho việc khai báo tờ khai trên phần mềm được nhanh chóng. Khi bắt tay làm thủ tục, bên tôi thường hay hỏi cẩn thận các chi tiết, để có thể viết mô tả hàng hóa, xác định mã HS... được chuẩn chỉnh. Những mục này thường không có sẵn hết trên bộ chứng từ, mà cần tìm hiểu, trao đổi qua lại, và tra cứu thêm để có đủ thông tin. Nếu không phối hợp tốt, thì có thể sẽ dẫn tới khai báo sai lệch, kéo theo những công việc phát sinh về sau như: truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung thuế, chuyển kiểm hóa… Tất cả đều không có lợi, và dẫn tới chậm trễ tiến độ thông quan. Chắc hẳn, bạn không muốn như vậy chứ?
  • Gửi thông tin và chứng từ sớm, đúng ra là càng sớm càng có lợi về mặt tiến độ làm thủ tục. Với file mềm hay chứng từ giấy đều nên như vậy. Nhiều khi khách hàng có chứng từ nhưng lại chần chừ hoặc vì lý do nào đó chưa gửi ngay. Làm vậy dễ gây chậm tiến độ, nhất là khi hàng sắp về hoặc đã về cảng (hàng nhập), hoặc sát ngày giờ cut-off (hàng xuất). Khi làm hàng cho khách, nếu bên tôi nhận chứng từ sớm được 1 giờ, là có thể xong sớm được 1 khâu nào đó, như: kiểm tra chứng từ, khai & truyền tờ khai, lấy lệnh hãng tàu, nộp hồ sơ hải quan… Sớm được một việc, sẽ sớm được việc tiếp theo, và lũy tích lại có thể rút ngắn cả nửa ngày hay 1 ngày làm hàng. Với hàng nhập, chắc hẳn sẽ tiết kiệm được tiền, nếu hàng bị quá ngày free lưu container tại cảng. Tiết kiệm thời gian và (có thể cả) tiền bạc, bạn muốn như vậy chứ?
  • Nhiệt tình và kiên nhẫn khi bị cán bộ hải quan căn vặn, hay thủ tục bị vướng mắc, cho dù vướng lỗi nhỏ hay to. Việc này xảy ra “thường ngày ở huyện” ấy mà! Khi khai báo có gì sai sót, vướng! Khi giá khai báo thấp quá, vướng! Nếu kiểm hóa phát hiện hàng hóa không đúng như tờ khai, vướng nhiều luôn!... Tóm lại là như cơm bữa thôi. Vướng đâu xử khắc phục đến đó, nhưng cần nhất là chủ hàng bình tĩnh phối hợp. Khi xem hồ sơ, hải quan có gì đó hỏi, bên tôi thường cố gắng tìm hiểu thông tin và tự trả lời. Nhưng nếu biết hoặc không có đủ thông tin, thì buộc phải hỏi lại chủ hàng rồi. Lúc đó, chỉ mong chủ hàng nhiệt tình, vui vẻ giải đáp, như vậy công việc sẽ nhẹ nhàng, và hiệu quả hơn. Chắc chắn thế!
  • Và còn một số việc nữa… tôi sẽ tổng hợp và bổ sung sau.

Trên đây là những nội dung mà người tìm đơn vị dịch vụ hải quan thường quan tâm. Hy vọng sẽ có ích cho bạn.